Condiciones de uso del portal de clientes

1. Quién ofrece el portal

El Portal de clientes (en adelante, el «Portal») es ofrecido por E&E LEGALE S.A.S., identificada con NIT 901.516.248-3, que actúa bajo la marca L'GALE (en adelante, «la Firma»), con domicilio en la Calle 93Bis No. 19 – 40, Oficina 206, de Bogotá D.C., Colombia. Datos de contacto: correo electrónico direccion@legale.com.co; teléfonos 601 9277079 y 601 7249578; WhatsApp y línea corporativa 316 416 0068.

La Firma es la responsable del tratamiento de los datos personales que se recolectan a través del Portal, en los términos del numeral 10 de estos Términos y condiciones.

2. Objeto del Portal

El Portal es una herramienta de consulta de carácter informativo, dispuesta por la Firma para que sus clientes puedan conocer el estado general de los asuntos que les atiende y remitir a la Firma documentos relacionados con ellos. Es un complemento del contrato de prestación de servicios profesionales celebrado con cada cliente y no lo modifica, sustituye ni amplía.

El Portal está dirigido exclusivamente a clientes de la Firma que sean personas mayores de edad, o a las personas que éstos autoricen expresamente.

3. Aceptación de los términos

Para consultar el Portal o enviar documentos a través de él, el usuario debe leer estos Términos y condiciones y marcar la casilla de aceptación. Esa manifestación de voluntad, otorgada por medios electrónicos, tiene plena validez y efectos jurídicos de conformidad con la Ley 527 de 1999 sobre mensajes de datos y comercio electrónico, y constituye conducta inequívoca de aceptación de estos términos y de la autorización de tratamiento de datos personales aquí descrita.

La Firma conserva un registro técnico de cada consulta que incluye la fecha y hora, el código del proceso consultado, una huella cifrada (no legible) de la dirección IP y la versión de los términos aceptada, con el fin de acreditar la aceptación y de proteger la seguridad del Portal.

Quien no esté de acuerdo con estos términos debe abstenerse de usar el Portal y puede solicitar la información de su asunto directamente a su abogado responsable o al correo direccion@legale.com.co.

4. Usuarios autorizados y credenciales de acceso

El acceso se realiza con dos datos: el código del proceso asignado por la Firma y el número de identificación del cliente (cédula, NIT, cédula de extranjería o número de no residente). Estos datos funcionan como credenciales de acceso y son estrictamente confidenciales.

El usuario declara que es el cliente de la Firma, o su representante legal, apoderado o persona expresamente autorizada por él, y que cuenta con facultades suficientes para consultar la información y enviar documentos. La Firma podrá solicitar en cualquier momento la acreditación de esa calidad.

El usuario es responsable de custodiar el código de su proceso y de no compartirlo con quienes no estén autorizados. Debe informar de inmediato a la Firma cualquier uso no autorizado de sus credenciales o cualquier sospecha de acceso indebido, al correo direccion@legale.com.co o al 316 416 0068.

5. Naturaleza informativa de la información publicada

La información del Portal es un resumen preparado por la Firma con fines de seguimiento y comunicación con el cliente. En consecuencia:

• No sustituye el expediente, los estados, las notificaciones, los avisos, las providencias ni ningún otro acto o publicación de la autoridad judicial o administrativa que conoce del asunto, que son los únicos medios oficiales y prevalecen en caso de diferencia, conforme al Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012), la Ley 2213 de 2022, la Ley 1116 de 2006 y la Ley 1437 de 2011, según el trámite de que se trate.
• No constituye concepto, opinión legal ni asesoría jurídica adicional a la prestada en el marco del contrato, ni compromete a la Firma frente a resultados.
• No es en tiempo real. Se actualiza cuando el abogado responsable lo considera procedente, y la fecha de publicación de cada actualización se indica en el Portal.
• Que el estado de un proceso no registre novedades recientes no implica falta de gestión de la Firma: el avance de las actuaciones depende del trámite que adelanta la autoridad competente, a la cual corresponde resolver dentro de sus propios términos.
• Los términos y cargas procesales a cargo del cliente deben atenderse conforme a las indicaciones de su abogado responsable y a la ley, y no dependen de la consulta del Portal.

La Firma podrá decidir no publicar, limitar o retirar información de un asunto por razones de reserva, seguridad, estrategia procesal o instrucción del cliente, sin que ello afecte la prestación de los servicios contratados.

6. Reserva profesional y confidencialidad

La información que la Firma conoce y administra en el ejercicio de la profesión está amparada por el secreto profesional, que la Constitución Política (artículo 74) declara inviolable y que el Código Disciplinario del Abogado (Ley 1123 de 2007, artículo 28, numeral 9) impone mantener incluso después de terminada la prestación del servicio.

El usuario se obliga a mantener la reserva de la información que obtenga a través del Portal, a no divulgarla a terceros no autorizados y a utilizarla únicamente para los fines propios del asunto de que se trate. Los documentos y la información que el usuario envíe a la Firma por el Portal quedan cobijados por el mismo deber de reserva de la Firma.

7. Envío de documentos por el usuario

El Portal permite enviar documentos en formato PDF, imagen (JPG o PNG) o Word, con un tamaño máximo de 10 MB por archivo. Al enviar un documento, el usuario declara que:

• Está autorizado para entregarlo a la Firma y para que ésta lo trate para los fines del asunto, y que el documento es legítimo y no contiene código malicioso.
• Si el documento contiene datos personales de terceros, cuenta con la autorización de éstos o con otro fundamento legal para suministrarlos.

La recepción de un documento en el Portal no equivale a su presentación ante ninguna autoridad ni implica que haya sido revisado por la Firma; los documentos son revisados por el equipo de la Firma, que podrá rechazar los que no cumplan los requisitos o no correspondan al asunto. Para asuntos urgentes o sujetos a términos, el usuario debe comunicarse directamente con su abogado responsable y no depender del Portal.

8. Conductas prohibidas

Está prohibido: (a) acceder al Portal con credenciales ajenas o sin autorización; (b) intentar adivinar códigos o números de identificación, o usar programas automáticos, robots o técnicas de extracción masiva de datos; (c) intentar vulnerar, probar o eludir las medidas de seguridad del Portal; (d) cargar archivos con virus, código malicioso o contenido ilícito; (e) usar el Portal para fines distintos a los previstos en estos términos; y (f) suplantar a otra persona.

Estas conductas pueden constituir delitos contra la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los datos y de los sistemas informáticos, sancionados por la Ley 1273 de 2009, que adicionó el Título VII BIS al Código Penal (Ley 599 de 2000). La Firma podrá bloquear temporal o definitivamente el acceso, conservar la evidencia técnica y adoptar las acciones legales que correspondan. Como medida de seguridad, el Portal bloquea temporalmente las consultas tras varios intentos fallidos.

9. Seguridad de la información

La Firma aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información del Portal, entre ellas: conexión cifrada, validación de identidad con huella cifrada del número de identificación (que no se almacena en claro en el Portal), control de acceso y de permisos, registro de consultas y límites de intentos. Ningún sistema es absolutamente invulnerable, por lo que el usuario debe usar dispositivos y redes seguros y cerrar su sesión al terminar.

10. Autorización y tratamiento de datos personales

Responsable. E&E LEGALE S.A.S., identificada con NIT 901.516.248-3, con los datos de contacto indicados en el numeral 1.

Datos tratados. Datos de identificación y contacto del cliente (nombre, número de identificación y correo electrónico); código del proceso consultado; documentos y comentarios que el usuario envíe; y datos técnicos de seguridad (fecha y hora de la consulta y huella cifrada de la dirección IP).

Finalidades. (i) Verificar la identidad del usuario y permitirle consultar su asunto; (ii) recibir, clasificar y archivar los documentos que envíe; (iii) informarle por correo electrónico las novedades publicadas; (iv) ejecutar y dar cumplimiento al contrato de servicios profesionales y a las obligaciones legales de la Firma; (v) prevenir el fraude, el acceso no autorizado y los incidentes de seguridad, y acreditar la aceptación de estos términos; y (vi) atender consultas, peticiones y reclamos.

Autorización. Al marcar la casilla de aceptación, el usuario otorga su autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales con las finalidades descritas, conforme a la Ley 1581 de 2012 (artículos 9 y 12) y al Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25).

Datos sensibles. El Portal no requiere datos sensibles. Si algún documento enviado los contuviera, el usuario no está obligado a suministrarlos y su tratamiento se limitará a lo estrictamente necesario para el asunto, conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

Derechos del titular. El titular puede: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley; revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder gratuitamente a sus datos personales (Ley 1581 de 2012, artículo 8).

Cómo ejercerlos. Mediante comunicación dirigida a direccion@legale.com.co o a la dirección física indicada en el numeral 1. Las consultas se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles más (Ley 1581 de 2012, artículos 14 y 15). El titular solo podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado este trámite ante la Firma (artículo 16).

Encargados y proveedores. La Firma puede apoyarse en proveedores de alojamiento, infraestructura tecnológica y servicios en la nube, que pueden estar ubicados dentro o fuera de Colombia, con quienes suscribe las garantías y compromisos de confidencialidad y seguridad exigidos por la ley para la transmisión de datos. La Firma no vende ni cede los datos personales a terceros con fines comerciales.

Conservación. Los datos se conservan durante la vigencia de la relación con el cliente y el tiempo adicional que exijan las obligaciones legales, contractuales y de archivo de la Firma, tras lo cual se suprimen o anonimizan de manera segura.

El tratamiento de los datos personales se rige además por la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Firma, que hace parte integral de estos términos y que el usuario declara conocer.

11. Propiedad intelectual

El diseño, la marca L'GALE, los logotipos, textos, software y demás contenidos del Portal son de la Firma o de sus licenciantes y están protegidos por la Ley 23 de 1982, la Ley 44 de 1993, la Decisión Andina 351 de 1993 y la Decisión Andina 486 de 2000. Su uso se limita a la consulta personal e interna del asunto; no se permite copiarlos, reproducirlos o explotarlos sin autorización escrita. Los documentos que el usuario entrega siguen siendo de su titularidad.

12. Disponibilidad del Portal

La Firma procura mantener el Portal disponible, pero no garantiza un acceso continuo e ininterrumpido. Podrá suspenderlo, modificarlo o actualizarlo por mantenimiento, seguridad, fallas técnicas o fuerza mayor, sin previo aviso cuando las circunstancias lo exijan.

13. Responsabilidad

En la medida permitida por la ley, la Firma no responde por interrupciones del servicio, fallas de conexión, daños derivados del uso indebido o de la pérdida de las credenciales por parte del usuario, ni por la desactualización de información que dependa de la autoridad que conoce el asunto. Lo anterior no limita las obligaciones profesionales de la Firma frente a sus clientes conforme a la ley y al contrato de servicios, ni su responsabilidad por dolo o culpa grave.

14. Modificaciones

La Firma podrá modificar estos Términos y condiciones para ajustarlos a cambios legales, técnicos u operativos. La versión vigente y su fecha se indican en esta página. Cuando el cambio sea sustancial, se solicitará nuevamente la aceptación al ingresar al Portal. El uso del Portal después de publicada una nueva versión implica su aceptación.

15. Ley aplicable y solución de controversias

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes procurarán resolver directamente cualquier diferencia mediante comunicación con la Firma; en su defecto, serán competentes los jueces de la República de Colombia con domicilio en Bogotá D.C., sin perjuicio de lo que disponga el contrato de servicios profesionales celebrado con el cliente y de las competencias de la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos personales.

16. Marco normativo de referencia

Estos términos se interpretan conforme a las siguientes normas, o las que las modifiquen, adicionen o sustituyan:

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 (intimidad y hábeas data) y 74 (secreto profesional).
• Ley 1581 de 2012 (régimen general de protección de datos personales) y Decreto 1074 de 2015, Capítulos 25 y 26, que compilan los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014; Decreto 090 de 2018; Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Ley 1266 de 2008 (hábeas data financiero), en lo que resulte aplicable.
• Ley 527 de 1999 (mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales).
• Ley 1273 de 2009 (protección de la información y de los datos; delitos informáticos) y Ley 599 de 2000, Título VII BIS.
• Ley 1123 de 2007 (Código Disciplinario del Abogado).
• Ley 1564 de 2012 (Código General del Proceso), Ley 2213 de 2022 (uso de tecnologías en las actuaciones judiciales), Ley 1116 de 2006 (régimen de insolvencia empresarial) y Ley 1437 de 2011 (procedimiento administrativo).
• Ley 23 de 1982, Ley 44 de 1993, Decisión Andina 351 de 1993 y Decisión Andina 486 de 2000 (propiedad intelectual).

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